いつもバタバタ状態の業務を何とかしたい

業務の流れは一応つくってあるが、誰もそれを使わず、経験と勘で業務を行っている状態が続いていました。

中でも一部のキーマンのみが全てを把握していて、その人に全てがかかっているという状態。

この状況を改善しようとしてきたが、何をどう進めていけば良いかがわからないため、ご相談にいらっしゃいました。

まずは、現在の業務の流れと内容を最初から最後までフローにしていくことに。

それぞれの仕事の責任者を決め、遂行した時のチェック体制はどうなのか、このようなことを１つずつ明確にしていきました。
こうすることで、誰が何を行っていたのか、さらに効率化するには「〇〇さんが行った方がいいね」「ここでいつもストレスがかかるので、これをこのように明確にしよう」というような意見がでてきて、自分たちが仕事をしやすい流れができました。

実際には、つくり上げて終わりではなく、実際にその業務フロー通りに仕事をしながら、問題点を見つけて改善するというサイクルができています。
そして確実に１つひとつの仕事を終えた時にチェックする「チェックリスト」を作成し運用することで、今までのミスが大幅に減らせました。
完璧なものまでは、まだ遠いですが、１つの形をつくることができたので、これを応用して自分たちでさらなる改善ができると思います。